Bereits seit Anfang des Jahres ist jedem klar, dass die Arbeitszeiterfassung in Deutschland verpflichtend ist. Unternehmen sehen sich immer größerem Druck ausgesetzt, diese Pflicht zu erfüllen. Ziel hierbei ist es, die Einhaltung von Arbeitszeitvorschriften zu erleichtern aber auch die Rechte von Arbeitgebern, sowie Arbeitnehmern zu stärken. Da die Umsetzung starke Auswirkungen auf die Arbeitsorganisation hat, stehen viele Unternehmen dieser Pflicht skeptisch gegenüber. Auch wenn es für beide Parteien viele Vorteile mit sich bringt – sofern die Arbeitszeiterfassung eben praktikabel umgesetzt wird.

Die aktuelle Situation

Derzeit wurde lediglich die Dokumentation der Zeiterfassung angeordnet. Die Art und Weise unterlag dabei keinen konkreten Kriterien. Somit stand einer Akzeptanz sowohl elektronischer Arbeitszeitkonten, bis hin zu auf einer Serviette niedergeschriebenen Arbeitszeitbeginn und -ende nichts im Wege. Die Arbeitszeiterfassung konnte beliebig umgesetzt werden und obwohl die Pflicht hierzu beim Arbeitgeber liegt, wurde diese nicht selten auf den Arbeitnehmer übertragen. Dies resultierte in nicht einheitlichen und teilweise chaotischen Arbeitszeitdokumentationen.

Was soll sich nun ändern?

Laut einem Gesetzesentwurf des Arbeitsministeriums soll nun die elektronische Erfassung verpflichtend eingeführt werden. Die Erfassung soll darüber hinaus verbindlich am selben Tag erfolgen, an dem die Arbeitsleistung erbracht worden ist. Die Verantwortung wird außerdem unmissverständlich dem Arbeitgeber zugeschrieben – die Erfassung wiederum darf auch durch den Arbeitnehmer erfolgen oder durch Dritte, wie den Vorgesetzten, Teamleiter oder Abteilungsleiter. Auf Verlangen hin, soll der Arbeitnehmer die Beschäftigten über die aufgezeichneten Arbeitszeiten informieren müssen.

Wann werden die neuen Regelungen zur Pflicht?

Der Gesetzesentwurf muss nun zunächst in die Ressortabstimmung. Der Gesetzesentwurf ist in einem frühen Stadium. Dennoch kann die Pflicht schneller kommen, als viele erwarten. Mit diesem reagiert das Ministerium nämlich auf das Urteil des EuGH, welches bereits 2019 ausgesprochen worden ist. Durch die Corona-Pandemie kam die Umsetzung ins Schleppen. Nun muss zügig nachgezogen werden. Daher kann auch von einer zeitnahen Umsetzung ausgegangen werden.

Was sollten Sie nun tun?

Bei der Frage zur Zeiterfassung ist das „ja oder nein?“ bereits geklärt. Unternehmen sind verpflichtet, Arbeitszeiten zu erfassen. Also sollte nicht zwangsläufig auf das „in welcher Form?“ gewartet sondern zeitnah eine Lösung gewählt werden, die für beide Parteien komfortabel und praktikabel ist.
Die Arbeitszeiterfassung von FLEETIZE kann voll digital eingesetzt werden. Beschäftigte profitieren von einer One-Click-Bedienung am Smartphone oder PC und genießen einiges an Transparenz. Arbeitgeber wiederum haben eine ordentliche, einheitliche und vor allem manipulationssichere Dokumentation. In auswertbarer und strukturierter Form behalten diese so stets den Überblick über geleistete Arbeit, Mehr- und Minderstunden, Urlaube, Abwesenheiten, Krankheiten und mehr. Die Einrichtung ist bereits innerhalb von 10 Minuten erledigt und bedarf keiner aufwändigen Hardware- oder Softwareinstallation. Außerdem kann das System unverbindlich getestet werden.

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Wie die Arbeitszeiterfassung funktioniert, sehen Sie in wenigen Minuten in diesem YouTube-Video:

Der Grund für die Debatte war eine Klage aus 2017. Hierbei hatte eine Krankenhausangestellte, welche im Verlauf des Jahres 2017 durchgehend arbeitsunfähig war und ihren Jahresurlaub nicht vollständig genommen hatte, gegen ihren Arbeitgeber geklagt. Aufgrund des ausgebliebenen Hinweises auf den Verfall der Urlaubstage durch Ihren Arbeitgeber, stünden ihr noch 14 weitere Urlaubstage zu, so die Klägerin. Der EuGH hatte eine Vorabentscheidung gefällt, nach dem der Anspruch auf Erholungsurlaub zwingend erforderlich ist. Einschränkungen jeglicher Art seien dabei unzulässig. Wie oft und wann der Arbeitgeber über den Verfall der Urlaubstage informieren muss, entschied der EuGH damals jedoch nicht.

Seit dem jüngsten BAG-Urteil steht nun fest, dass sich Arbeitgeber nicht mehr auf die dreijährige Verjährungsfrist nach nationalem Recht stützen können. Ebenso ist ein automatischer Verfall der Urlaubstage nach 15 Monaten keine grundsätzliche Möglichkeit mehr, den gesetzlichen Urlaubsanspruch zu kürzen. Lediglich wenn der Arbeitgeber nachweisen kann, dass er seine Mitarbeiter auf den Verfall der Urlaubstage hingewiesen hat und dieser dennoch nicht beansprucht wurde, besteht die Möglichkeit, diesen verfallen zu lassen. Andernfalls muss der Urlaub gewährt oder in Einzelfällen sogar ausbezahlt werden.

Ein unerwarteter
Mehrwert für Arbeitnehmer

Für den gesetzlichen Urlaubsanspruch gilt nun, dass der Arbeitnehmer diesen während seines gesamten Anstellungsverhältnisses im jeweiligen Unternehmen beanspruchen kann, es sei denn, der Arbeitnehmer weist ihn aktiv und nachweisbar auf den Verfall der Urlaubstage hin. Da der Entscheid auch rückwirkend gilt, können Arbeitnehmer den ohne entsprechenden Hinweis als verfallen gegoltenen Urlaub nun von ihren Arbeitgebern theoretisch einfordern - und das auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Arbeitsrechtler rechnen hier bereits mit Massenklagen.

Das Ende eines Arbeitsverhältnisses wäre dann auch schon eines der wenigen Ausnahmefälle, in denen der Urlaub ausgezahlt werden darf. Da der Urlaub grundsätzlich zur Erholung des Arbeitnehmers genutzt werden soll, stellt das Auszahlen des Urlaubs keine Alltagspraxis dar.

Wie der Urlaub
dennoch verfallen kann

Da das Urteil den gesetzlichen Urlaubsanspruch betrifft, dürften zusätzlich zum gesetzlichen Urlaubsanspruch gewährte Urlaubstage hiervon ausgenommen sein. Für diese gelten häufig individualvertragliche Vereinbarungen, welche zumindest den automatischen Verfall der zusätzlich gewährten Urlaubstage ermöglichen dürfte.

Für den gesetzlichen Urlaubsanspruch empfehlen Anwaltskanzleien, dass Arbeitgeber ihre Mitarbeiter regelmäßig zu Geschäftsjahresbeginn in Textform, also beispielsweise per E-Mail, informieren, wie viele Urlaubstage dem Angestellten in welchem Zeitraum zustehen, ihn auf die Fristen hinweisen, ihn auffordern, seinen Jahresurlaub rechtzeitig zu beantragen und ihn darüber zu belehren, dass ungenutzter Resturlaub sonst verfällt. Allgemeine Hinweise im Arbeitsvertrag, in Merkblättern, in Betriebsvereinbarungen, am schwarzen Brett oder in Gehaltsabrechnungen könnten in Hinblick auf den gesetzlichen Urlaubsanspruch angefochten werden.

Urlaubsverwaltung
in FLEETIZE ZEIT

Mit der Arbeitszeiterfassung von FLEETIZE sind Urlaubstage immer transparent für Sie und Ihre Mitarbeiter einzusehen. Neben einer Übersicht der verbleibenden Urlaubstage in der App, haben ihre Mitarbeiter auch die Möglichkeit, Urlaubsanträge direkt einzureichen. Verfallener Resturlaub kann, nach Hinweis gegenüber dem Mitarbeiter, bequem mit einer Ausgleichsbuchung quittiert werden.

Hier finden Sie weitere Informationen zur Arbeitszeiterfassung mit FLEETIZE

FLEETIZE Zeiterfassung

Der Wechsel der Versteuerungsmethode von der 1%-Methode hin zum Fahrtenbuch bedarf stets einer individuellen Beurteilung. Dabei zählen unterschiedliche Faktoren, wie beispielsweise der Anteil privater Fahrten, hinzu. Sollten Sie sich hierbei unsicher sein, ist der Gang zu Steuerberater stets zu empfehlen. Falls die Entscheidung auf das Fahrtenbuch fällt, steht schon die nächste Frage an: wählt man das herkömmliche Papierfahrtenbuch oder die bequeme digitale Variante.

Das Papierfahrtenbuch scheint bei der ersten Betrachtung die kostengünstigere Lösung, da es hier die einmaligen Beschaffungskosten und danach vermeintlich keine weiteren gibt. In der Regel wird dabei aber außer Acht gelassen, dass die Dokumentation einem hohen zeitlichen Aufwand unterliegt. So ist es nicht unüblich, dass teilweise bis zu dreimal mehr Zeit benötigt wird, als bei der digitalen Dokumentation. Je nach Menge der zu dokumentierenden Fahrten und der Herangehensweise, steigen die Opportunitätskosten dabei schnell in einen dreistelligen Bereich.

Das elektronische Fahrtenbuch übernimmt einen Großteil der Dokumentation für Sie, da Abfahrts- und Ankunftsadresse, Uhrzeiten und die Distanz vollautomatisch erfasst werden. So muss sich der Nutzer lediglich um die Klassifizierung der Fahrt und die Ergänzung etwaiger Informationen, wie Ansprechpartner, Firma oder Fahrtzweck kümmern. Das reduziert den Zeitaufwand dramatisch. Somit dürfte die Entscheidung für das elektronische Fahrtenbuch in den allermeisten Fällen klar sein. Welche Faktoren sind jedoch bei der Suche nach dem richtigen Anbieter zu beachten?
In Folge haben wir einige der Punkte zusammengetragen, die unserer Ansicht nach besonders hohe Gewichtung verdienen. Sollten Sie jedoch auf der Suche nach dem für Sie idealen Produkt noch Fragen haben, stehen Ihnen unsere Experten gerne mit Rat und Tat zur Seite.

Finanzamtskonformität:

Mitunter der wichtigste Punkt bei einem elektronischen Fahrtenbuch ist, dass es finanzamtskonform ist. Das bedeutet, dass alle Anforderungen seitens der Finanzbehörden erfüllt werden. Unter anderem sind folgende Punkte zu beachten:

• Die zeitnahe Pflege muss sichergestellt sein, beispielsweise dadurch, dass die Fahrten nur bis zu sieben Tage ab Fahrtende bearbeitet werden können. Diese Konkretisierung wurde bereits durch die Oberfinanzdirektion durchgeführt.


• Änderungen müssen nachvollziehbar sein. Das heißt, dass bereits hinterlegte Informationen (beispielsweise der Fahrtzweck) bei einer Änderung nachvollziehbar dokumentiert werden. Wie im Papierfahrtenbuch, wo Änderungen fein säuberlich durchgestrichen werden müssen.

Neben diesen beiden Punkten gibt es natürlich noch viele weitere Anforderungen an ein ordentliches, elektronisches Fahrtenbuch. Wie FLEETIZE diese Anforderungen erfüllt, können Sie unserer Konformitätserklärung entnehmen welche Sie in unserem Downloadbereich unter https://www.fleetize.com/downloads finden.

Bedienung:

Gute Software zeichnet sich durch eine einfache und intuitive Bedienung aus, während die komplexen Aufgaben automatisiert im Hintergrund erfolgen. Immerhin soll die Fahrtenbuchführung nicht daran scheitern, dass die Bedienung des Produktes ein ausgiebiges Studium der Software voraussetzt. Produkte, die sich lange am Markt befinden, zeichnen sich im besten Fall dadurch aus, dass die Bedienung durch Kundenfeedback optimiert wurde.

Bei FLEETIZE punkten wir hier vor allem durch unser hauseigenes Entwicklerteam. Unsere Kolleginnen und Kollegen nehmen Kundenfeedback sehr ernst und beurteilen dieses nach der Allgemeintauglichkeit. Erweist sich eine Funktion oder eine notwendige Änderung als besonders sinnvoll, wird diese von unserem Entwicklerteam sofort umgesetzt. Wie einfach das FLEETIZE-Fahrtenbuch zu bedienen ist, sehen Sie in diesem YouTube-Video in unter zwei Minuten:

Vermeiden von Ausfällen und Lücken:

Kommt es zu Lücken in Ihrem Fahrtenbuch, kostet Sie das bares Geld und gefährdet die Anerkennung seitens der Finanzbehörden! Ein schlaues Fahrtenbuch kann somit mehr, als nur hübsch aussehen: Äußere Faktoren wie Netzstörung oder Funkunterbrechungen müssen technisch abgefangen werden. Der FLEETIZE-Tracker besitzt für solche Fälle einen internen Speicher. Sobald wieder eine Netzwerkverbindung besteht, werden die Daten nachträglich übermittelt und vom intelligenten FLEETIZE-System zeitlich korrekt zugeordnet.

Kundenbetreuung:

Das elektronische Fahrtenbuch kann aufgrund der Simplizität theoretisch bedient werden, ohne auch nur einmal mit der Kundenbetreuung in Kontakt zu treten. Wenn es aber doch mal Bedarf an einer Beratung gibt oder Sie von Fragen geplagt werden, ist es schön, einen Ansprechpartner zu haben. Entscheiden Sie sich für ein Produkt, bei dem der Support inklusive ist! Das FLEETIZE-Team unterstützt Sie sowohl am Telefon, als auch im internen Chat-System. Unsere Kunden lieben unseren Support!

Schlaue Funktionen:

Ein ausgereiftes Produkt liefert alle Funktionen, die man benötigt. Und es überrascht mit den Funktionen, mit denen Sie nicht gerechnet haben. Smarte Features, wie die „Meine Orte“-Funktion im FLEETIZE Fahrtenbuch, unterstützen Sie bei der Fahrtenbuchpflege. Wiederkehrende Orte zeichnen Sie einfach mit einem „Geo-Zaun“ in der Google Maps Karte ein. Hierzu definieren Sie einen Fahrtzweck und einen Namen für den Ort. Beispielsweise hinterlegen Sie den Kunden Mustermann und seine Firmenadresse. Jedes Mal, wenn Sie den Kunden besuchen und dabei den Geo-Zaun betreten, erkennt FLEETIZE das. Die Fahrt wird dann direkt mit den angegebenen Parametern im Fahrtenbuch hinterlegt. Beispiel: Fahrttyp „Geschäftlich“, Ansprechpartner „Herr Mustermann“, Fahrtzweck „Kundentermin bei Herrn Mustermann“. Nun müssen Sie die Fahrt nicht mehr manuell pflegen und sparen noch mehr Zeit und somit Geld.

Probieren Sie es einfach aus!

Anbieter, die von Ihrem Produkt überzeugt sind, gewähren in der Regel eine Testphase oder eine Zufriedenheitsgarantie. Immerhin gibt es nichts zu verstecken und das Produkt kann sich sehen lassen. Achten Sie darauf, dass Sie das Produkt im operativen Einsatz testen und sich selbst überzeugen können. Bei FLEETIZE erhalten Sie grundsätzlich eine 14-tägige Zufriedenheitsgarantie. Wenn Sie in dieser Zeit feststellen, dass es nicht das richtige Produkt für Sie ist, senden Sie das Paket einfach zurück. In diesem Fall tragen Sie nur die Versandkosten.

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FLEETIZE-Fahrtenbuch ROUTES

Zwar gelten weitläufig klare Richtlinien für die verschiedenen Arten von Fahrten, jedoch gilt grundsätzlich die individuelle Steuersituation die darüber entscheidet, wann der jeweilige Fahrt-Typ einzusetzen ist. Betrachten Sie nachfolgende Informationen deshalb als Richtwert und wenden Sie sich für verbindliche Aussagen unbedingt an Ihren Steuerberater - dieser kann Sie auf Ihre Steuersituation hin und die Art der Nutzung Ihres Kraftfahrzeuges im Rahmen Ihres Unternehmens individuell und vor allem verbindlich beraten.

Privatfahrt

Beginnen wir mit dem wohl einfachsten Fall: Die Privatfahrt. Diese Fahrten beziehen sich, wie der Name schon verrät, auf Ihre privaten Aktivitäten, worunter grundsätzlich alle Fahrten fallen, die nicht eindeutig dienstlicher Natur sind. Ob eine Fahrt nun privat ist, scheint nicht immer sofort klar zu sein, zum Beispiel wenn die private Aktivität während, direkt vor oder direkt nach der geschäftlichen Tätigkeit erfolgt. Hier gilt die Daumenregel: Endet die jeweilige Fahrt an einem privaten Ort (z.B. bei Freunden, der Familie oder am Supermarkt), ist diese Fahrt als private Aktivität zu betrachten. Wenn Sie sich die Frage "Setze ich mich ins Auto, weil ich was dienstliches erledigen möchte?" nicht klar mit "Ja" beantworten können, ist die Fahrt höchstwahrscheinlich privater Natur.

Tipp: Im FLEETIZE-Fahrtenbuch wird jede erfasste Fahrt im Ausgangszustand als Privatfahrt angelegt und muss durch Sie aktiv in einen anderen Fahrttyp geändert werden. So ist sichergestellt, dass im Falle einer vergessenen Fahrtenbuchführung Fahrten nicht fälschlich als Geschäftsfahrten erfasst werden. Beachten Sie hierbei unbedingt die steuerrechtliche Bearbeitungsfrist von 7 Tagen - nach Ablauf dieser Frist lassen sich Fahrten nicht mehr verändern.

Anfahrt bzw. Arbeitsweg

Eine besondere Form der Privatfahrten ist Ihre tägliche Anfahrt bzw. Abfahrt zwischen Ihrem Wohnort und dem Arbeitsplatz. Diese Art von Fahrten können von den Finanzbehörden im Rahmen der Beurteilung des geschäftlichen Nutzungsanteils des Fahrzeuges zwar grundsätzlich auch als private Fahrten betrachtet werden, jedoch besteht die Möglichkeit, diese Pendlerstrecke im Rahmen der persönlichen Steuererklärung steuerrechtlich geltend zu machen. Aus diesem Grunde sollten Sie die Fahrten entsprechend deklarieren, um diese zum Jahresende von Ihrem Steuerberater schnell ermitteln und abrechnen lassen zu können. Zu beachten gilt dabei allerdings, dass nur der Einmalweg zur regelmäßigen Arbeitsstätte geltend gemacht werden kann. Ob Sie aus diesem Grund nur den Weg zur Arbeit als "Anfahrt" deklarieren und den Rückweg als "Privat" oder sowohl beide Fahrten und die Jahressumme dann halbieren, besprechen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.

Tipp: Interessant wird es, wenn sich Ihre regelmäßige Arbeitsstätte an Ihrem Wohnort befindet. Hier gelten besondere Vorschriften, die Sie mit Ihrem Steuerberater besprechen sollten.

Tipp 2: Unabhängig der Pendlerpauschale hat das Bundesfinanzhof (BFH) mit seinem Urteil vom 6. Oktober 2011 (Az.: VI R 56/10) entschieden, dass die 1 %-Regelung nicht angewendet werden darf, wenn Sie Ihren Dienstwagen ausschließlich für berufliche Zwecke sowie für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nutzten. Das bedeutet zumindest, dass der prozentuale Anteil aller Anfahrten nicht als privater Anteil gelten. Ob dies auf Ihre individuellen Steuersituation zutrifft, besprechen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.

Geschäftsfahrt bzw. Dienstfahrt

Wie der Name schon sagt, gilt der Fahrt-Typ geschäftlich bei solchen Fahrten, denen ein rein geschäftlicher Zweck zugrunde liegt. Herr Müller, Außendienstler bei der Muster GmbH, fährt regelmäßig zu seinen Kunden um diese zu beraten und zu betreuen. Diese Fahrten versieht er stets mit dem Fahrttyp geschäftlich. Jedoch sind es bei ihm auch Nebentätigkeiten, wie bspw. die Beschaffung von Büromaterialien, die er im hiesigen Schreibwarenladen beschafft. Da diese zur Erfüllung seiner dienstlichen Tätigkeiten benötigt werden wählt er auch hier den Fahrt-Typ geschäftlich. Grundsätzlich muss aus diesen Fahrten eindeutig der geschäftliche Hintergrund hervorgehen, sodass die Fahrten mit einem entsprechenden Fahrtzweck zu versehen sind. Besonders bei diesem Fahrt-Typ ist jedoch zu beachten, dass die individuelle Steuersituation zu großen Unterschieden führen kann, wann eine Fahrt tatsächlich geschäftlich zu deklarieren ist. Eine Rücksprache mit dem Steuerberater ist somit auch hier empfehlenswert.

Tipp: Mit dem FLEETIZE-Fahrtenbuch haben Sie die Möglichkeit, Geschäftsfahrten von zwei unternehmerischen Tätigkeiten zu erfassen. Dies kann in einigen Steuersituationen erforderlich bzw. möglich sein. Hierzu nutzen Sie den Fahrttyp "Zweitgeschäft". Beispielsweise arbeitet Herr Schäfer Teilzeit in einem Werkzeugs-Unternehmen, als Außendienstmitarbeiter, wo er viele Kundenbesuche mit seinem Fahrzeug durchführt, welche er als Geschäfts-Fahrten deklariert. Zudem liefert er nebenbei, mit seinem Kleingewerbe, Haushaltswaren aus. Die Fahrten, die mit dieser Tätigkeit verbunden sind, weist er dann später mit dem Fahrt-Typ Zweitgeschäft aus. Somit lässt sich am Ende des Jahres wunderbar von beiden Geschäftszweigen unterscheiden.

Mischfahrt

Schlussendlich gibt es noch die Art von Fahrten, die nicht klar getrennt dargestellt werden können: die Mischfahrt. Bei einer Geschäftsfahrt ist es möglich, dass Sie einen Umweg zum Bäcker oder Supermarkt einlegen. Diese Art von Umwegen müssen aus dem geschäftlichen Anteil ausgewiesen werden.

Wir möchten Ihnen die Mischfahrt gerne an einem Beispiel erläutern: Herr Müller hat eine Fahrt vom Kunden zurück ins Büro, welche 30.7 Km beträgt. Unterwegs hält er noch schnell beim Bäcker, um sich ein Mittagessen zu holen. Der Umweg betrug 5 Km. Korrekterweise muss Herr Müller diese Fahrt nun als Mischfahrt deklarieren und den Anteil von 5 km als privat markieren. Wie eine Mischfahrt in Ihrem FLEETIZE-Fahrtenbuch angelegt wird, entnehmen Sie unserem Fahrtenbuch-Handbuch, welches Sie in unserem Hilfe-Bereich herunterladen können:

Fahrtenbuch-Handbuch

Grundsätzlich können Sie in der Mischfahrt die Kilometeranteile in sämtliche in diesem Artikel erwähnten Fahrttypen verteilen.

Familien-Heimfahrt

Wie Eingangs erwähnt, gibt es aus Sicht der Finanzbehörden ausschließlich geschäftliche und private Fahrten. Wie besagt, kann es jedoch erforderlich sein private Fahrten zu unterscheiden, um z.B. die Anfahrten für die Pendlerpauschale zu ermitteln. In diesem Kontext gibt es einen weiteren Fahrttyp: die Familien-Heimfahrt.

Herr Friedrich wurde aufgrund einer Firmeninternen Stellenumstrukturierung in eine Niederlassung in Heilbronn versetzt. Nun arbeitet er hier von Montag bis Freitag und fährt am Wochenende nach Hause zu seiner Familie in Stuttgart. Die daraus resultierende Kosten, unter anderem natürlich auch die wöchentliche Familienheimfahrt zu dem Hauptwohnsitz, kann er am Ende des Jahres geltend machen.

Wir haben einen separaten Blogartikel hierzu für Sie verfasst:

Blogartikel

Fahrttypen automatisch zuweisen

Mit der „Meine Orte“-Funktion geht das Deklarieren von häufig angefahrenen Adressen noch schneller. Mit dieser können Sie im Vorfeld einen häufig angefahrenen Ort markieren und beim Betreten dessen die Fahrt automatisch zuordnen lassen. Mehr dazu auch in unserem Blogartikel hierzu:

Blogartikel

Mehrstufige Berechtigungsstruktur als Lösungsansatz

Das elektronische Fahrtenbuch von FLEETIZE bietet die Möglichkeit, eine mehrstufige Berechtigungsstruktur einzurichten. Während ein Fuhrparkleiter ausschließlich betriebliche Fahrten sehen kann, können Privatfahrten einzelner Fahrer isoliert und die Sicht auf Fahrten anderer Fahrer eingeschränkt werden. Isolierte Fahrten werden dabei mit Platzhaltern versehen, sodass für den Fuhrparkleiter weiterhin sichtbar ist, dass das Fahrzeug genutzt wird, aber eben im privaten Kontext. Sie als Teamleiter entscheiden selbst, welcher Mitarbeiter mehr sehen darf oder nicht. Klicken Sie sich die Berechtigungsstruktur individuell zusammen.

Benutzer anlegen

Als Grundlage für die Berechtigungsvergabe stellen Sie jedem Fahrer einen eigenen Benutzerzugang und Passwort bereit. Hierfür finden Sie in Ihrem jeweiligen FLEETIZE-Tarif die Multiuser-Funktion unter Einstellungen und dem Menüpunkt Benutzer. Mit einem Klick auf das Plus-Symbol können Sie einen neuen Benutzer hinzufügen. Es erscheint ein Eingabeformular, in welchem Sie die Zugangsdaten Ihres Fahrers eingeben. Notieren Sie diese und geben sie an den entsprechenden Mitarbeiter weiter.

Berechtigungen zuweisen

Legen Sie nun fest, welche Berechtigungen der Fahrer erhalten soll. Für die Nutzung eines Poolfahrzeuges mit mehreren Fahrern und Privatnutzungsmöglichkeit empfehlen wir folgende Berechtigungen, um die Fahrten datenschutzkonform zu erfassen: Öffnen Sie die Benutzereinstellungen und setzen Sie die Berechtigungen „Nur neue Fahrten“ und „Nur Dienstfahrten“

Was sehen die Fahrer nun und was nicht?
Alle Fahrer sehen sämtliche als betrieblich deklarierte und neue, unbearbeitete Fahrten. Darüber hinaus sieht jeder Fahrer die von ihm als privat deklarierte Fahrten. Sobald ein Fahrer eine neue Fahrt getätigt hat, welche er aus privaten Gründen als "Privat" deklariert hat, ist die Fahrt für alle anderen Benutzer automatisch "unsichtbar" und somit datenschutzkonform ausgeblendet.

Teamleiter/Administrator

Durch Einschränkung der Fahrtenbuch-Berechtigung wird es notwendig sein, die übergreifende Fahrtenbuchprüfung und die regelmäßigen Exports durch einen Teamleiter/Administrator betreuen zu lassen. Da dieser uneingeschränkten Zugriff auch auf private Anschriften hat, kann dies gegen interne Unternehmensrichtlinien verstoßen. In solchen Fällen kann die administrative Betreuung im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags an die Fleetize GmbH übertragen werden.

Im Rahmen dieses kostenpflichtigen Services übernehmen wir sämtliche, administrativen Vorgänge, die den uneingeschränkten Einblick in die Fahrtenbücher erlauben. Alternativ besteht die Möglichkeit, diese Berechtigung auch in Ihrem Betrieb kostenneutral unter Auflage entsprechender Betriebsvereinbarungen durch eine bestimmte Abteilung oder einen bestimmten Mitarbeiter ausführen zu lassen.

Sollten Sie weitere Fragen haben, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren. Wir beraten Sie gerne und finden den richtigen Tarif mit den passenden Funktionen für Sie!

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