Gerade in der jetzigen Zeit ist Home Office ein großes Thema für alle, sowohl für Arbeitnehmer wie auch für Arbeitgeber. Arbeitet mein Mitarbeiter tatsächlich wie gewünscht und liefert Ergebnisse? Wie kann man dies für beide Seiten fair gestalten? Und was muss beachtet werden? Auch uns bei FLEETIZE liegt dieses Thema am Herzen, wir haben uns viele Gedanken dazu gemacht und Erfahrungen gesammelt, welche wir gerne mit Ihnen teilen möchten.
Vorbereitungen
Bevor ein Mitarbeiter ins Home Office geschickt werden kann, sollte sichergestellt werden, dass alle nötigen Voraussetzungen geschaffen sind. Diese können selbstverständlich von Branche zu Branche variieren.
- Kann ein Laptop oder PC zur Verfügung gestellt werden? Oder kann der Private genutzt werden?
- Gibt es einen ausreichenden und gut funktionierenden WLAN-Zugang? Sollte dies nicht gegeben sein, sollte eine Alternative geschaffen werden.
- Zugriff auf alle relevanten Programme, wie Warenwirtschaftssystemen, Intranets, E-Mail-Postfächer, und ähnliches
- Die interne Telefonanlage umstellen/umleiten, sodass von zu Hause aus telefoniert werden kann
- Arbeitszeiten erfassen, somit ist nachvollziehbar, wann wie viel gearbeitet wurde und ob die Pausen, welche gesetzlich vorgeschrieben sind, eingehalten wurden.
Arbeiten im Home Office
Wenn alle Vorbereitungen getroffen wurden, sollten einige Regeln festgelegt werden, damit das Arbeiten für alle wie gewohnt und zufriedenstellend weitergehen kann. Natürlich soll keine zwingende Kontrolle stattfinden, allerdings gehören zu einem gut geregelten Ablauf immer einige „Leitplanken“, welche den Weg weisen.
Feste Abgabetermine:
Damit keine Aufgaben oder Projekte im Sand verlaufen, da man sich nicht mehr vor Ort sieht und diese „kurz mal besprechen“ kann, sollten feste Zeiten für Telefonkonferenzen oder Abgabetermine per Mail vereinbart werden. Somit hat der Chef die Gewissheit, dass gewissenhaft gearbeitet wird und der Mitarbeiter hat keine zehn verschiedenen Projekte auf dem Tisch.
Regelmäßige Team-Absprachen mit Videotelefonie
Dies hilft nicht nur dabei, dass alle auf dem gleichen und aktuellen Stand sind, sondern trägt zudem noch dazu bei, dass das „Teamgefühl“ nicht auf der Strecke bleibt. So haben alle Mitarbeiter weiterhin das Gefühl im und für das Team zu arbeiten und nicht nur so „vor sich hinzuarbeiten“. Für die regelmäßigen Team-Absprachen empfiehlt sich einen Termin gleich morgens und einen am Nachmittag zu vereinbaren. So kann jeder Mitarbeiter am Morgen seine Themen vortragen, welche er im laufe des Tages bearbeiten möchten und kann am Nachmittag die Ergebnisse präsentieren. Viele Videotelefonie-Programme bieten zudem eine Gruppen-Bildschirmübertragung an, mit deren Hilfe man PowerPoint´s oder ähnliches den Kollegen über den Bildschirm präsentieren kann.
Feste Arbeitszeiten:
Diese sollten auch im Home Office gelten und richtig erfasst werden. Somit kommt nicht die Gefahr auf, dass eben mal hier 1 Stunde und dann mal dort 1 Stunde gearbeitet wird. Denn so hat man auch nie wirklich Feierabend und effizientes Arbeiten bleibt aus. Der Mitarbeiter sollte sich, wie auch im Büro, gewohnt ein-und ausstempeln. Hierzu aber weiter unten mehr.
Rituale&Gewohnheiten bewahren, Ablenkungen vermeiden
Bei einem „ganz normalen“ Arbeitstag, hat man meistens jeden Morgen den gleichen Ablauf. Diesen sollte man sich auch im Home Office bewahren, um sich auf das Arbeiten einzustimmen. Richten Sie sich beispielsweise Ihren Arbeitsplatz zu Hause schön ein. Stellen Sie sich ein Wasserglas und eine Tasse Kaffee parat, um nicht ständig den Platz verlassen zu müssen. Legen Sie sich Ihren Notizblock bereit und legen alles andere, was ablenken könnte, beiseite. Auch der Fernseher sollte nicht nebenbei laufen, schalten Sie lieber etwas entspannende Musik ein.
Auch die Pause sollte wie gewohnt stattfinden. Stempeln Sie sich aus, klappen den Laptop zu und verlassen Ihren Arbeitsplatz, um eine Kleinigkeit zu essen. Somit bekommt man etwas Abstand von der Arbeit und kann gestärkt und mit kühlem Kopf motiviert zurück an die Arbeit gehen.
Motiviert an die Arbeit gehen
Oftmals stellt sich genau dies als problematisch dar. Denn Zuhause ist oftmals der Ort, an dem man entspannt und nicht arbeitet. Daher sollten man trotzdem versuchen die Arbeit und das Zuhause zu trennen. Beim Home Office stellt sich dies oft schwierig dar, lässt sich aber trotzdem umsetzten. Versuchen Sie Ihren Arbeitsplatz strickt von Ihrem „Entspannungsort“ zu trennen. Arbeiten Sie beispielsweise im Esszimmer, oder am Schreibtisch und nicht auf der Couch oder im Bett.
Um zielstrebig in den Tag zu starten bieten sich die sogenannten „6 ToDo´s“ an. Hierfür legen Sie sich schon morgens, zum Beispiel unter der Dusche, 6 Sachen fest, welche Sie heute erledigen möchten. Es sollten Dinge sein, die wirklich an diesem Tag zu schaffen sind. Schreiben Sie sich diese Dinge auf einen Zettel. Wenn Sie einen Punkt erledigt haben, können Sie ihn durchstreichen und haben somit ein sofortiges Erfolgserlebnis und sehen auf einen Blick, was Sie heute geschafft haben.
Gespräche mit Kollegen sind ebenso motivierend und hilfreich. Denn wenn man sich austauscht bleibt man auf dem gleichen Stand und verliert den Fokus nicht aus den Augen.
Arbeitszeiterfassung
Wie Sie sehen lässt sich das Home Office sehr gut in den Arbeitsalltag integrieren, wenn man auf ein paar Dinge achtet.
Nicht zu unterschätzen ist hierbei die Arbeitszeiterfassung. Denn damit lässt sich auch nach dem Home Office einwandfrei nachvollziehen, wie viel an welchen Tagen gearbeitet wurde und ob die gesetzlichen Mindestruhezeiten und Pausen eingehalten wurden.
Gerne unterstützen wir Sie hierbei, indem wir Ihnen in dem Zeitraum von COVID-19 die mobile Arbeitszeiterfassung kostenlos zur Verfügung stellen. Hier erfahren Sie mehr darüber.
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